Особенности аренды зала для конференций
фото: renty.ua
В бизнесе нередко возникает необходимость проведения массовых мероприятий, связанных, например, с презентацией нового продукта, различного рода собраний и пресс-конференций, мастер-классов, тренингов, семинаров. Организаторы подобных деловых мероприятий не всегда имеют возможность принять большое количество участников в офисе своей компании или на производстве, в связи с чем, прибегают к услугам https://renty.ua/ru аренды зала для конференций.
На что стоит обратить внимание при выборе зала для конференции?
Прежде всего, это место расположения. Если участники (гости) конференции прибыли из других стран, городов, то организатору мероприятия необходимо продумать локацию зала, относительно места пребывания гостей (гостиницы, отеля). Конференц-зал должен находиться неподалеку. Очень удобно, когда конференц-зал расположен в здании (отеля, гостиницы) что не обременяет гостей долгими поездками к месту проведения назначенного события (тем более, если встречи продолжается на протяжении нескольких дней или недель).
Бесспорно, конференц-зал, расположенный в центре города или на небольшой удаленности от центра придаст «статусности» событию и его организаторам, что поспособствует созданию положительного имиджа компании.
фото: renty.ua
Площадь помещения зала наиболее комфортна в соотношении:
Деловое мероприятие нередко сопровождается необходимостью проведения презентаций и демонстраций в режиме онлайн, web-трансляций, в связи чем, возникает необходимость в специализированном оборудовании: большом экране, проекторе, колонках, микрофоне (если такая необходимость имеется). Организаторам необходимо четко продумать перечень необходимого инвентаря и согласовать его наличие с арендодателем. Об этом необходимо позаботиться заблаговременно, а не в день проведения встречи. Зал должен иметь хорошее освещение, и возможность установления комфортной температуры, особенно в летний сезон. Желательно наличие систем кондиционирования помещения.
Нюансы и формальности при аренде помещения для мероприятий
В большинстве своем аренда конференц-зала предоставляется на условиях почасовой оплаты. Мероприятие может проводиться весь день. Условия о периоде, дате проведения назначенного события отражаются в договоре аренды помещения, здесь же желательно обозначить и перечень предоставляемого оборудования (специализированного технического оснащения для проведения презентаций). Помимо существенных условий договора, в него могут, включены и дополнительные условия (пожелания) по согласованию между арендатором и арендодателем, они обсуждаются индивидуально.
Смотрите также: Аренда офиса в БЦ по системе «все включено»
фото: renty.ua
Нередко проведение деловых встреч сопровождается фуршетами (обычно по завершению мероприятия) или перерывами на чашечку кофе. Организаторам мероприятия весьма актуально было бы воспользоваться услугой кейтеринга, позволяющей организовать фуршет, кофе-брейк или шведский стол непосредственно в конференц-зале (либо в соседнем помещении), что в значительной степени упростит задачу организатором мероприятия, а наличие свежих и горячих, красиво оформленных закусок, поднимет настроение участникам делового мероприятия. По этой причине, при выборе помещения для аренды, организаторам мероприятия, стоит обратить внимание на возможность размещения специально отведенного места для приема пищи и общения гостей.
Зал для конференции должен быть комфортным участникам, атмосфера доброжелательной и гостеприимной.