Важные аспекты распределённой работы в компаниях

Эффективное взаимодействие между сотрудниками имеет решающее значение для организаций и затруднено, когда работа распределена между людьми, удалёнными друг от друга. Когда члены команды распределены (работают удалённо или из разных офисов), организации реагируют структурированием своей работы, порой уменьшая сложность задач, или принимают за неизбежное умеренную неэффективность. Тем не менее, во всё большем количестве организаций, сотрудники полностью распределены, существуют без физического офиса и участвуют во взаимозависимой работе. При этом, как правило, можно выделить две модели сотрудничества: асинхронное взаимодействие и в реальном времени.

Независимые от местоположения организации представляют собой крайний случай в рамках феномена удалённой работы и, как таковые, представляют собой значимый контекст для изучения того, как полностью распределённые организации сотрудничают, когда работа требует взаимного итеративного взаимодействия — другими словами, взаимной взаимозависимости. Работники таких уникальных немногочисленных организаций являются наёмными работниками, и тем не менее, эти компании вообще не имеют офиса или физического местонахождения. Но в последнее время число таких компаний растёт.

Распределённый тип работы характеризуется физическим распределением людей и опорой на коммуникацию, опосредованную технологиями. Это усложняет организационную структуру и создаёт проблемы для совместной работы над взаимозависимой работой. Проводились многочисленные исследования дистанционной работы, но в них, как правило, рассматривали команды, большая часть участников которых находились в офисе, а коллеги были распределены по другим офисам. Эти исследования задокументировали многочисленные трудности, связанные с распределённым сотрудничеством, в том числе снижение осведомлённости и доверия, снижение обмена знаниями, задержки рабочего процесса и увеличение непонимания. Хотя учёные определили методы и условия для решения некоторых из этих проблем на уровне команды или проекта, неясно, до какой степени эти подходы могут быть обобщены, чтобы совместная работа была достаточно эффективной, когда задачи выходят за рамки одного проекта, а сотрудники организации полностью распределены и офисы отсутствуют вообще. Другими словами, существует ограниченное понимание того, как целиком распределённые организации, которые крупнее и сложнее команд внутри компаний, подходят к взаимозависимому сотрудничеству.

Коммерческие компании сложнее, чем команды, потому, что они состоят из людей в многоуровневой социальной системе, которые работают для достижения коллективных целей. Организационная архитектура или конфигурация структур, практик и политик определяет, как эти цели достигаются. Во-первых, организации используют модульную структуру для кластеризации взаимозависимой работы, часто в пределах офиса или одного географического местоположения, что снижает потребность в сотрудничестве между подразделениями. Во-вторых, они стандартизируют задачи и процессы, чтобы уменьшить потребность в постоянном или специальном общении. В-третьих, организации используют непрерывную коммуникацию, осуществляемую посредством новых технологий, для поддержки сотрудничества между удалёнными сотрудниками. Организации, ориентированные на работу в режиме реального времени, используют методы, которые имитируют методы, применяемые в офисных распределённых рабочих средах. Эти методы включают в себя определение приоритетов взаимодействия между людьми, предоставление информации по мере необходимости и поддержку совместной работы на уровне команды. Напротив, асинхронно-ориентированные организации используют документацию для посредничества во взаимодействиях, по умолчанию предоставляют открытый доступ ко всей информации и используют подход к совместной работе на уровне организации. Для каждой ориентации определяются конкретные методы совместной работы, связанные с широтой и глубиной информации, доступной для сотрудников, а также с тем, как (и в каком объёме) им предоставляются полномочия.

Недавние исследования, однако, показали, что более репрезентативная концептуализация расстояния является многомерной и включает дополнительные факторы, такие как часовой пояс и культурные различия между людьми. Учёные также различают различные модели распределения персонала:

• влияние конфигурации команды и подгрупп на динамику и производительность команды;
• глобальное распределение часовых поясов и последующее влияние на интерактивные возможности, доступные тем, кто соединяет временные подгруппы или охватывает их;
• различие между людьми, которые работают из дома, что обеспечивает временную гибкость, и теми, кто работает из любого места, что поддерживает как временную, так и географическую гибкость.

Тем не менее постоянные проблемы в реализации технологической коммуникации остаются препятствием для взаимозависимого удалённого сотрудничества, особенно когда оно взаимозависимо. Например, исследования показали, что использование технологий коммуникации замедляет прогресс и сокращает обмен информацией, особенно за счёт ограничения типа и сложности передаваемой информации, такой как контекстуальная осведомлённость и неформальная динамика на рабочем месте. В совокупности, отсутствие физического контакта и зависимость от взаимодействия посредством средств коммуникации, лежат в основе нескольких проблем совместной работы: отсутствие личного знакомства снижает уровень доверия, а ограничение обмена информацией (намеренное или случайное) вызывает задержки рабочего процесса и рост недопонимания.

Проблему знакомства и доверия между людьми можно решить со временем, но это особенно сложно, если членство в команде регулярно меняется. Распределенные команды часто начинаются с быстрого доверия — концепции, первоначально разработанной для временных команд. Этому типу доверия не хватает глубины или личной связи, но его достаточно, чтобы инициировать сотрудничество, а затем корректировать его на основе полученного опыта и результатов. Знакомство обычно устанавливается путем повторных взаимодействий, которые позволяют людям развивать ожидания и понимание друг друга, создавая чувство предсказуемости. Тем не менее, когда работа распределена, люди сообщают, что их часто удивляют действия коллег. Работа часто организуется в группах на основе проектов, которые по своей природе являются временными; таким образом, задача установления знакомства и углубления доверия между распределенными людьми остается проблемой для организаций.

Ограничение обменом информацией происходит прежде всего по двум причинам. Одной из них является тенденция к упрощению или ограничению передаваемых данных. Например, недавнее исследование о разработчиках программ для бухгалтерского учёта показало, что уровень документации, необходимый для эффективной работы с удалёнными коллегами (например, включая все необходимые детали и контекст), часто активно упускался из виду из-за требуемых усилий, несмотря на понимание того, что это было полезно. Другим способом сокращения коммуникации является исключение или информационная асимметрия. Это отсутствие обмена информацией может быть случайным, например, когда отдельные лица исключаются из избранных сообщений (например, электронных писем, встреч), что приводит к неравной доступности. В то время как цифровые инструменты предоставляют возможности для открытого обмена информацией, предварительное исследование проекта с дистанцированными участниками показало, как согласованные методы со временем ухудшаются. Это сокращение объёма, преднамеренное или нет, негативно влияет на сотрудничество, поскольку не у всех есть одинаковые ресурсы и понимание.

Смотрите также: Бухгалтерские услуги для малого и среднего бизнеса: как вести отчетность

В-третьих, распределённая работа часто затрудняет совместную работу из-за задержек рабочего процесса. Хотя некоторое географическое распределение может происходить в пределах одних и тех же часовых поясов, команды и задачи часто распределяются в глобальном масштабе. Возможность сотрудничать с удалёнными во времени коллегами зависит от взаимодействий, которые могут включать многочасовые или даже многодневные задержки из-за ограниченного временного перекрытия, что может исключать отдельных лиц из важных частей процесса и приводить к рассинхронизации работы группы. Временные разрывы, в дополнение к физическому удалению, оказывают заметное влияние на эффективное сотрудничество, что приводит к задержкам в общении и достижении общих целей. Эта проблема в значительной степени зависит от распределения часовых поясов в организации и может быть смягчена за счёт обеспечения единого рабочего времени.

Удалённый формат работы часто приводит к большему количеству случаев недопонимания, основанному на сочетании ограниченного доверия и предположения, что каждый человек имеет одинаковую информацию, даже когда имела место асимметрия из-за случайного исключения в общении между определёнными сложившимися подгруппами. Формирование подгрупп является обычным явлением в глобально-распределённых командах. Эти подгруппы формируются на основе различных факторов, таких как общая культурная идентичность, язык или физическое расположение офиса. Любая асимметрия связей внутри команды, особенно в сочетании с дополнительными проблемами, часто становится источником больших проблем во взаимодействии. Тем не менее сосредоточение внимания на обмене контекстуальной информацией и построении общей идентичности сдерживает развитие недопонимания. Добиться этого возможно, но сложно, и в целом негативное влияние межличностного непонимания на сотрудничество сохраняется.

Несмотря на описанные выше проблемы и тот факт, что организации, как правило, больше и сложнее, чем команды, распределённый формат работы является реальностью во многих современных организациях. Некоторые из таких компаний продолжают добиваться успеха. Учитывая ограниченное понимание того, как целые организации без физических офисов подходят к взаимозависимому сотрудничеству, этот успех предполагает, что для социологов существуют неопознанные методы совместной работы, которые могут дать представление о более широком феномене.